23.41 - 
No comments
No comments
MEMIMPIN SIDANG
Menghadapi anggota sidang yang tidak jauh berbeda kemauan dan pendapatnya, pemimpin sidang tidak akan benyak menjumpai banyak ksulitan, asalkan ia dapat membaca isi hati dan aspirasi para peserta sidang, serta dapat merangkum perumusan-perumusan yang tepat. Namun, jika berhadapan dengan anggota-anggota yang berlainan keinginan dan kepentingan, pemipin sidang harus dapat bertindak bijaksana, dapat mengambil langkah-langkah sistematis, terarah, dan dengan cara yang cukup memikat dan praktis sehingga putusan sidang dapat diterima oleh semua pihak.
Berhasil tidaknya seseorang memimpin sidang bukan hanya bergantung pada nasib semata-mata, tetapi dapat dipelajari karena kemampuan memimpin sidang merupakan keterampilan tersendiri.
Pemimpin sidang adalah seseorang yang secara formal diserahi tugas untuk mengatur, mengarahkan, membimbing, serta menjaga kelancaran jalannya persidangan; ia adalah penanggungjawab utama berhasil tidaknya persidangan tersebut. Tugas pokok pemimpin sidang yaitu :
1. Menjaga kelancaran jalannya sidang.
2. Mengarahkan jalannya persidangan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
3. Menampung dan menyalurkan kemauan dan pendapat peserta sidang.
4. Membuat kesimpulan-kesimpulan sementara ataupun resume hasil pembicaraan dan membuat perumusan-perumusan yang dapat diterima oleh semua pihak.
Langkah-langkah dan cara memimpin sidang, diantaranya :
Tahap Persiapan
Salah satu faktor penting yang menentukan keberhasilan seseorang memipin sidang ialah sejauh mana ia mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan tatkala menjalankan tugasnya memimpin sidang; yang dimaksud dengan persiapan dalam hal ini meliputi :
1. Persiapan pribadi, antara lain
a. Menyiapkan bahan-bahan untuk mengantarkan pembicaraan (pengarahan).
b. Mempunyai gambaran yang jelas mengenai sasaran atau output yang akan dicapai dalam sidang.
c. Siap menghadapi kemungkinan-kemungkinan perbedaan pendapat dan alternatif-alternatif pemecahannya.
2. Persiapan menghadapai audience
Seorang pemimpin sidang harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dengan peserta sidang. Sehubungan dengan itu, sangat perlu seorang pemimpin sidang untuk mengenal pribadi-pribadi peserta sidang sebelum dimulainya persidangan. Dan akan lebih baik lagi jika dapat diciptakan hubungan yang relaks dan akrab sebelum dumulainya persidangan.
Tahap Pelaksanaan
Beberapa hal di bawah ini perlu diperhatikan oleh pemimpin sidang demi terjaminnya keberhasilan pelaksanaan persidangan, yaitu :
1. Perlu memperhatikan tata cara sopan santun protokoler yang berlaku di daerah tempat berlangsungnya persidangan.
2. Pengantar kata (pengarahan) yang jika diperlukan, hendaknya disampaikan secara singkat namun jelas.
3. Perlu diciptakan sikap objektif dan terbuka diantara sesama peserta sidang agar dapat saling menghargai pendapat orang lain.
4. Harus dapat meredakan ketegangan-ketegangan yang mungkin timbul dengan cara-cara yang persuasif, serta dapat diterima oleh semua pihak.
5. Harus dapat memberikan dorongan ketika berhadapan dengan peserta yang kurang aktif, sehingga kesegenan berbicara berubah menjadi kesediaaan mengeluarkan pendapat.
6. Jangan menganggap setiap perbedaan pendapat sebagai pertentangan, karena dengan beragamnya pendapat tersebut justru akan memperkaya perbendaharaan kemungkinan putusan yang bagus.
7. Perlu memiliki kemampuan merangkum pendapat-pendapat yang berkembang dalam suatu pertemuan, sehingga hasil sidang betul-betul dapat mencerminkan aspirasi yang berkembang di antara para peserta.
8. Jika terdapat perbedaan pendapat yang sulit untuk disatukan, maka langkah-langkah di bawah ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan tersebut, yaitu :
a. Sebaiknya diadakan break untuk beberapa saat. Hal ini dimaksudkan untuk melepaskan ketegangan dan mengadakan pertemuan pendapat secara informal melalui obrolan ringan. Banyak sekali masalah-maslaha yang dipandang berat dapat diselesaikan dalam suasana yang relaks dan pembicaraan yang akrab.
b. Andaikata berbagai usaha telah ditempuh dan perbedaan pendapat tetap tak terhindarkan, maka alternatif-alternatif pendapat tersebut sebaiknya dapat diinvetarisasikan semuanya. Biasnya perbedaan pendapat timbul karena perbedaan latar belakang pengalaman serta kondisi dan situasi para peserta.
9. Membuat rangkuman (resume) dan merumuskan suatu kesimpulan sidang yang jika tidak dapat dilakukan oleh sendiri, dapat dibantu oeh beberapa orang yang dianggap sanggup merumuskan hasil sidang karena menguasai persoalan serta mengetahui aspirasi-aspirasi yang berkembang dalam persidangan. Orang-orang tersebut bisa disebut Teman Perumus.
10. Jangan segan-segan untuk meminta maaf kepada para peserta atas hal-hal yang kurang berkenan di hati peserta. Bagaimanapun ahlinya seorang pemimpin sidang, pastilah tidak akan luput dari kesalahan. Sebagus apapun perumusan hasil sidang, tetap tidak akan mencapai suatu kesempurnaan. Seperti pepatah mengatakan, “tiada gading yang tak retak”.
Memimpin sidang juga ibarat memimpin suatu permaian, yang menuntut kemampuan untuk mengenali sifat dan sikap para pemain yang dipimpinnya. Suatu cara untuk mengetahui sikap sesorang telah banyak dikembangkan oleh ahli-ahli psikologi sosial. Salah satu diantaranya yaitu Bares yang dalam mengamati sikap dan tingkah laku seseorang, membuat klasifikasi atas sikap-sikap dalam kelompok, yaitu :
1. Daerah emosi negatif; menunjukkan sikap tidak senang atau menolak atau permusuhan. Hal ini diwujudkan dalam tindakan-tindakan berupa tidak menghargai pendapat, menentang pendapat, tidak mau memperhatikan pembicaraan, dll.
2. Daerah netral tetapi masih cenderung negatif; menunjukkan sikap kurang dapat menerima meskipun tidak berterus terang. Hal ini ditandai dengan tindakan-tindakan berupa mengajukan pertanyaan yang sifatnya meragukan kebenaran pendapat dari pembicaraan, meminta penjelasan atau pertanggungjawaban atas suatu pendapat, meminta penjelasan kembali tentang suatu masalah yang sudah djelaskan dengan menunjukkan ketidakpuasan atas penjelasan tersebut, dsb.
3. Daerah netral tetapi cenderuing positif; menunjukkan sikap mau dan dapat menerima meskipun belum sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan melakukan tindakan berupa memberiukan saran-saran, menambah keterangan pembicara, memberikan bahan-bahan pelengkap atas suatu uraian, dll.
4. Daerah emosi positif; menunjukkan kecenderungan untuk mendukung dan menyetujui pendapat atau sikap bersahabat. Hal ini dilakukan dengan tindakan berupa menampilkan persetujuan melalui anggukan kepala, selalu membantu apabila pembicaraan menemui kesulitan, membela pembicara ketika dalam keadaan diserang orang lain, dsb.
Secara formal, pemimpin sidang bertanggungjawab penuh atas kelancarana jalannya persiadangan. Namun hal ini tidak berarati bahwa ia merupakan single fighter dalam persidangan tersebut. Pemimpin sidang harus dapat menciptakan situasi persidangan yang demokrtais, di mana semua peserta mendapat kebebasan berbicara dan mempunyai hak yang sama (“duduk sama rendah berdiri sama tinggi”). Lebih lanjut, suasana demokratis tersebut dikembangkan untuk menimbulkan rasa tanggung jawab bersama untuk ikut menyukseskan jalannya persidangan karena persidangan bukan hanya milik pimpinan sidang. Maka di samping diberikan kebebasan berbicara dan berpendapat, pada setiap anggota juga harus ditanamkan kewajiban untuk ikut memelihara suasana yang sebaik-baiknya guna mencapai hasil yang diinginkan bersama.
0 komentar:
Posting Komentar