23.26 - 
No comments
No comments
TEKNIK PERSIDANGAN
Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
Jenis Persidangan
• Sidang Pleno
o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
• Sidang Paripurna
o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
• Sidang Komisi
o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan
- Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.
- Syarat-syarat Presidium Sidang:
o Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
o Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
o Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
o Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidanga
Sikap Presidium Sidang :
o Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
o Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
o Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
- Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara sah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.
- Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati
- Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan (agenda).
- Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan
Aturan Umum Sebuah Persidangan
• Peserta
o Peserta Penuh
Hak peserta penuh :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
o Peserta Peninjau
Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
• Presidium Sidang
o Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
o Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
o Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :
Teknik Penggunaan Palu Sidang
a. Ketukan 3 X dipakai untuk :
Membuka sidang
Menutup sidang
Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran /mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
b. Ketukan 2 X dipakai untuk :
Menetapakan break (skorsing, pending atau lobiying), jika menggunakan perkalian dua. Biasanya untuk waktu yang lama seperti istirahat, lobying, sembahyang,makan. Contoh break 2 x 5 menit.
c. Ketukan 1 X dipakai untuk :
Memindahkan palu sidang
Menerima palu sidang
Keputusan tiap point
Menetapkan break, jika menggunakan perkalian satu. Biasanya untuk waktu yang tidak lama dan tidak menuntut peserta siding untuk meninggalkan tempat persidangan. Contoh break 1 X 5 menit.
Peninjauan Kembali (PK) atau mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
d. Ketukan tak beraturan,
Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.
Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidiang, data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk membuka sidang dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan memanjatkan puji syukur ke Hadirat Tuhan yang Mahaesa, sidang saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan memanjatkan puji syukur ke Hadirat Tuhan yang Mahaesa sidang saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
• Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
• Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
• Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
• Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
• Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
• Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
• Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
Quorum dan Pengambilan Keputusan
• Persidangan dinyatakan sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
• Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
• Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
Interupsi
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
• Macam macam interupsi antara lain.
Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.
Interupsi point of Information, bentuk interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misalnya informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
Interupsi point of Order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan atau perintah kepada pimpinan siding dan atau peserta sidang yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
Interupsi point of Clarification, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat pernyataan atau informasi peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan.
Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.
Interruption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
• Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
0 komentar:
Posting Komentar